Sisteme ERP: ce sunt și ce pot face pentru companie?
Ce este un sistem ERP
Într-o lume tot mai competitivă, companiile caută soluții pentru a eficientiza operațiunile și a reduce costurile. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă o soluție la această cerință.
Un sistem ERP este un sistem cuprinzător care integrează toate funcțiile esențiale pentru gestionarea unei companii (contabilitate, inventar, gestionarea comenzilor, producție, CRM, lanțul de aprovizionare, servicii etc.) și care poate automatiza și informatiza procesele și informațiile întregii organizații.
Sistemele ERP reprezintă astăzi acel complex de reguli și algoritmi capabili să guverneze procesele și fluxurile de lucru ale unei companii. Acestea sunt proceduri care funcționează într-o dimensiune abstractă și digitală, dar au o valoare foarte pragmatică, deoarece pot sprijini, ghida și uneori înlocui activitățile desfășurate de resursele umane.
Aplicațiile ERP au devenit un instrument extrem de important pentru companiile din diverse domenii: nu doar pentru sectorul de producție, unde este imposibilă abordarea Industriei 4.0 fără un sistem ERP solid, ci și pentru orice companie care dorește să-și dezvolte afacerea și să reducă pierderile de timp și bani.
Cum funcționează un ERP
Sistemele ERP conectează toate procesele, automatizându-le și perfecționându-le.
Caracteristica comună a tuturor sistemelor ERP este o bază de date partajată care susține multiple funcții utilizate de diferite departamente. Acest lucru înseamnă că toți angajații unei companii, fie că este vorba despre departamentul de contabilitate, departamentul de achiziții sau departamentul de marketing, pot să se bazeze pe aceleași informații pentru cerințele lor specifice.
Cu un sistem ERP, compania are acces la informații precise care permit luarea de decizii mai bune, mai rapid. De asemenea, este posibilă automatizarea proceselor repetitive, reducând drastic costurile și riscurile potențiale și erorile.
Sistemele ERP din a doua generație, pe lângă ceea ce am menționat, beneficiază de noi tehnologii – cum ar fi învățarea automată, inteligența artificială și tehnologiile de comunicare – pentru a permite dialogul în timp real cu întreaga linie de producție și vânzare, colectarea și prelucrarea informațiilor, monitorizarea evoluției afacerii și sugerarea sau planificarea acțiunilor de urmat.
Software ERP: Caracteristici și funcționalități
Centralizarea datelor
Un sistem ERP adună și stochează toate informațiile relevante pentru companie într-o singură platformă. Acest lucru permite tuturor departamentelor să aibă acces la date actualizate și precise în timp real. Centralizarea datelor facilitează comunicarea și colaborarea între diferitele departamente și reduce riscul de erori și duplicări.
Automatizarea proceselor
Sistemele ERP simplifică și automatizează procesele principale pentru optimizarea resurselor, reducând timpul și efortul necesare pentru a efectua activități manuale și repetitive. Automatizarea poate contribui, de asemenea, la reducerea erorilor umane și la îmbunătățirea eficienței generale a organizației.
Integrarea modulelor
Modulele unui ERP sunt concepute să funcționeze împreună în mod sincronizat, în toate departamentele unei companii. De exemplu, atunci când o comandă este înregistrată în vânzări, stocul aferent este actualizat automat cu informații despre inventar, iar producția se poate planifica în funcție de cerere. În plus, un sistem ERP este capabil să interacționeze și integreze complet cu aplicațiile externe existente în companie.
Analize și raportare
Un sistem ERP oferă instrumente de analiză și raportare care permit companiilor să monitorizeze și evalueze performanțele în timp real. Aceste instrumente furnizează informații valoroase pentru luarea deciziilor strategice și operaționale bazate pe date.
De exemplu, managerii pot identifica în timp real domeniile în care apar probleme de eficiență și pot lua decizii informate cu privire la modul de îmbunătățire al proceselor.
Personalizare și scalabilitate
Un sistem ERP poate fi personalizat în baza cerințelor specifice ale unei companii și poate evolua pentru a se adapta creșterii și schimbărilor afacerii.
Acest lucru permite organizațiilor să selecteze și să implementeze modulele și funcționalitățile de care au nevoie și să adauge noi funcționalități pe măsură ce cerințele lor se schimbă.
IT mai ușor de gestionat
Utilizând aplicațiile ERP integrate care partajează o bază de date comună, se poate simplifica IT-ul și oferi resurselor un mod de lucru mai simplu.
Scurtă prezentare istorică
Termenul ERP a fost inventat în 1990 de către Gartner, însă rădăcinile sale sunt prin anii ’60. Inițial, a fost vorba despre programe pentru gestionarea și controlul stocurilor în sectorul de producție, la care s-au adăugat funcționalități pentru monitorizarea inventarului și reconcilierea soldurilor.
În anii ’70, aceste programe rudimentare au fost înlocuite de sistemele MRP pentru planificarea proceselor de producție.
De atunci, sistemele MRP s-au dezvoltat până au inclus procese de producție și alte funcții de back office, până în 1990, când au fost puse bazele sistemelor ERP, așa cum le cunoaștem astăzi.
Alegerea unui ERP
Un sistem ERP este un instrument extrem de important pentru o companie, care o va însoți pe lungă perioadă de timp, de cel puțin 10 ani.
Procesul decizional ar trebui să se bazeze pe o analiză strategică detaliată, care să evidențieze în primul rând obiectivele companiei și harta fluxurilor de informații.
Unele caracteristici de care trebuie să ținem cont în alegerea celei mai potrivite soluții ERP sunt:
Flexibilitate
O caracteristică fundamentală a unui sistem ERP este flexibilitatea configurării: nu există o soluție care să fie potrivită pentru toți, aplicația ERP trebuie să se adapteze la particularitățile fiecărei companii.
În trecut, era normal să se implementeze arhitecturi IT extrem de complexe și costisitoare, la care compania trebuia să se adapteze. Modificările făcute unui astfel de sistem erau dificile și costisitoare. De aceea, în trecut, sistemele ERP erau accesibile îndeosebi marilor întreprinderi.
Din fericire, progresul tehnologic adus de Transformarea Digitală a schimbat regulile jocului: nu mai este compania cea care trebuie să se adapteze la soluție, ci invers.
Modularitate
Modularitatea este un aspect legat de flexibilitate și se referă la structura sistemului ERP. Majoritatea soluțiilor actuale au o structură modulară pentru a se adapta mai ușor cerințelor fiecărei companii.
În general, un ERP acoperă următoarele domenii majore: financiar-contabil, vânzări, logistică și depozit, producție, management.
Cu tehnologiile disponibile astăzi, este posibil să se acopere orice necesitate funcțională, în mod detaliat, pe departamentele specifice ale afacerii.
Integrare
Un alt aspect important este capacitatea de integrare. Modularitatea soluției trebuie să fie complet integrată pentru a facilita fluxul de lucru între diversele business unit și pentru a furniza în orice moment o imagine actualizată a evoluției afacerii.
Este important ca ERP-ul să fie integrat și cu alte software-uri și aplicații deja existente în companie, de la cele mai simple la cele mai sofisticate, cum ar fi instrumentele de Business Intelligence, software-urile WMS sau DMS.
Cu siguranță, prezența aplicațiilor departamentale integrate nativ într-un ERP este un factor important: utilizarea unui modul CRM integrat, de exemplu, pentru gestionarea documentelor, Workflow sau SCM (Supply Chain Management) integrat reprezintă un „benefit” care nu trebuie subestimat.
Tecnologia și capacitatea evolutivă
Este un factor crucial de luat în considerare în alegerea unui software ERP: tehnologia avansează rapid și este important să vă bazați pe un software evoluat și mereu actualizat pentru a ține pasul cu schimbările pieței.
Această considerație devine chiar mai importantă atunci când considerați un sistem ERP o investiție pe termen lung: este esențial să evaluați cu atenție actualizarea tehnologică a produsului și potențialul său evolutiv.
Efortul pe care producătorul îl depune în Cercetare și Dezvoltare este un indicator pozitiv de luat în considerare: adesea, internaționalizarea și notorietatea mărcii nu sunt garanții de inovație.
Disponibilitatea soluției in Cloud sau SaaS
Din punct de vedere tehnologic, sistemele ERP din a doua generație oferă soluții în modul Cloud sau SaaS (Software as a Service), adică posibilitatea de a utiliza produsul în regim de „abonament”, evitând astfel costurile unei infrastructuri IT interne în companie.
Soluțiile in Cloud nu oferă doar un avantaj financiar. Sunt mai ușor de implementat și gestionat și, mai important, sistemele ERP in Cloud permit obținerea rapoartelor în timp real și BI, făcându-le o resursă valoroasă și pentru managerii interesați de vizibilitatea afacerii.
Utilizare simplă
Un software ERP trebuie să fie ușor de utilizat și de învățat.
O bună user experience va învinge rezistența naturală a utilizatorilor față de o soluție nouă și va facilita adoptarea rapidă de către toți angajații, fără a încetini fluxurile de lucru.
ERP modulare scalabile: opțiunile sunt variate
Un software ERP nu este destinat doar marilor companii. Fluentis oferă soluții pentru afaceri de toate dimensiunile: mici (inclusiv micro), mijlocii și mari.
Putem, de asemenea, implementa funcționalități specifice sectorului și companiei pentru a satisface fiecare cerință verticală.
ERP pentru companii mici
Fluentis oferă soluții pentru întreprinderi cu până la 5 angajați. Aceste soluții ajuta la gestionarea eficientă a fiecărui aspect al activității, de la vânzări la contabilitate, de la achiziții la gestionarea stocurilor.
ERP pentru companii mijlocii și mari
Companiilor mijlocii și mari Fluentis ERP oferă analize integrate, implementare rapidă și best practice pentru diversele departamente: finanțe, resurse umane, achiziții, planificare și producție, pentru a menționa doar câteva.
De asemenea, se pot integra tehnologii de Inteligență Artificială, cum ar fi învățarea automată și analiza predictivă.
Opinia celor care au ales Fluentis
Suita Fluentis a produs o serie de avantaje semnificative, atât din punct de vedere hardware, datorită utilizării mașinilor virtuale, cât și din punct de vedere software. În comparație cu aplicațiile anterioare, Fluentis are o interfață utilizator modernă și intuitivă, ceea ce a făcut posibilă accelerarea activităților utilizatorului în diferitele arii funcționale. De asemenea, sunt foarte mulțumit de performanță: configurația fluxului de lucru este foarte flexibilă.
- Giuseppe Traficante, EDP Manager
Grup Tosto
Datorită implementării suitei Fluentis ERP am obținut numeroase avantaje. Ariile strategice legate de Supply Chain, Producția și Controlul de Gestiune au fost automatizate, iar procesele aferente accelerate și optimizate. Acest lucru ne permite să ne bazăm managementul pe date exacte și certificate în timp real. Rezultatul este rapiditatea în gestionarea cererilor clienților și înțelegerea deciziilor care trebuie luate.
- Dott.ssa Maria De Marchi, Owner
FAC Srl
Fluentis este un partener fundamental pentru noi astăzi, capabil să ne însoțească în anii următori cu know-how-ul său tehnologic, aducându-ne zilnic soluții avansate pentru simplificarea proceselor companiei.
- Ing. Davide Barogi, Director General
Tonelli SPA
Implementarea unui ERP
Implementarea unui sistem ERP, cum este Fluentis, este un proces fundamental, care necesită planificarea și gestionarea atentă pentru a asigura o tranziție fluidă și succes pe termen lung. Iată pașii cheie:
Analiza cerințelor
Înainte de a implementa un sistem ERP, este fundamental să evaluați cerințele companiei dvs. și să definiți obiectivele și așteptările. Acest lucru vă va ajuta să alegeți modulele potrivite și să personalizați sistemul astfel încât să satisfacă cerințele dvs.
Planificarea proiectului
După ce ați definit cerințele, este important să creați un plan detaliat care să includă etapele de implementare, resursele necesare și calendarul prevăzut. Acest plan ar trebui să fie partajat cu toate echipele implicate pentru a asigura coordonarea și suportul pe tot parcursul procesului.
Configurare și personalizare
În această fază, sistemul ERP este configurat în baza cerințelor companiei și modulelor selectate. Acest lucru poate include personalizarea funcționalităților, integrarea cu alte sisteme și importul datelor existente.
Testare și validare
Înainte de a trece la utilizarea efectivă a sistemului ERP, este important să testați sistemul pentru a vă asigura că funcționează corect și satisface cerințele companiei. Acest lucru poate implica teste de funcționalitate, performanță și securitate, precum și validarea datelor și proceselor.
Lansare și suport
După ce testele au fost finalizate și eventualele probleme au fost rezolvate, sistemul ERP poate fi lansat și pus în funcțiune. Este important să se prevadă o perioadă inițială de asistență pentru a ajuta utilizatorii să se adapteze la noul sistem și pentru a rezolva eventualele probleme care pot apărea.
Ce poate face Fluentis ERP
pentru compania dvs?
Test gratuit 15 zile | Fără reînnoire automată | Acces imediat
Contactați-ne pentru mai multe informații