3 modalități prin care un ERP poate simplifica Change Management

Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, companiile evoluează constant: schimbările sunt zilnice și implică procese, tehnologii și strategii de afaceri.
Procesele legacy sunt eliminate treptat pentru a garanta utilizarea optimă a resurselor și infrastructurii disponibile. Cu toate acestea, astfel de inițiative implică adesea schimbări majore în procesele interne care pot fi dificil de gestionat.

Change Management include toate măsurile adoptate de o companie pentru a se pregăti și a susține schimbarea ei. Acestea includ diferitele metodologii utilizate pentru optimizarea resurselor, bugetul alocat și operațiile proiectelor existente. Dar Change Management nu este doar despre proiecte și procese; include, de asemenea, resursele umane și modul în care rolurile lor sunt afectate de schimbare.
Este necesară pregătirea, susținerea și echiparea propriului staff pentru a adopta modificările propuse și pentru a evita eventuale reacții neașteptate.

Pentru companiile care utilizează un sistem ERP, inițiativele de Change Management vor fi cu siguranță mult mai fluide pentru că ERP-ul le permit partajarea agilă a datelor, condiție fundamentală pentru Change Management. În timpul oricărei schimbări sau transformări interne, companiile dotate cu un ERP valid sunt mai bine pregătite să facă față provocărilor relative la accesul la date și la riscul de a le pierde.

În acest articol vom descrie 3 moduri prin care un sistem ERP poate susține operațiile de Change Management.

1. Un ERP oferă acces la date actualizate dintr-o sursă unică

De fiecare dată când un business case este prezentat pentru o inițiativă de Change Management, este susținut de un set de date. Companiile care se pregătesc bine colectând, arhivând și furnizând date exacte tuturor părților implicate sunt cele mai bune candidate pentru realizarea cu succes a unei inițiative de Change.

În ce mod un sistem ERP vine în ajutor?

Toate sistemele ERP au o unică bază de date partajată care susține mai multe funcții. În loc să aibă baze de date separate pentru diferite departamente, companiile au acces la o singură sursă de date, ceea ce duce la o mai mare vizibilitate și simplificare între diverse departamente. Acest lucru simplifică munca reponsabililor cu operațiile de Change Management.

Dashboard-ul unui ERP oferă descrieri vizuale ale valorilor principale ale afacerii utilizând diagrame cu bare colorate. Pentru Change Management este esențial ca toți operatorii să aibă acces la valorile datelor pentru a monitoriza și măsura cu succes modificările în curs.

Capacitatea de a extrage date în timp real crește nivelul de conștientizare cu privire la situația monitorizată, ceea ce înseamnă că atât conducerea, cât și operatorii au acces la informații exacte și actualizate în fiecare moment.

Ce ar trebui să faci?
Pentru un corect Change Management, asigură-te că ai identificat și conectat toate sursele tale de datedin departamente, de exemplu: Financiar, Vânzări, Resurse Umane și Inventar, la sistemul tău ERP.

2. Un ERP conectează toate departamentele pentru o comunicare mai bună

Comunicarea este un alt aspect cheie al Change Management. Comunicarea clară a intenției și implicațiilor unei schimbări este esențială pentru succesul unei inițiative. Fără o înțelegere completă a schimbărilor viitoare ale proceselor, este firesc ca angajații să se simtă confuzi cu privire la modul în care schimbarea va avea un impact asupra rolurilor și responsabilităților lor existente. Resursele ar trebui, de asemenea, să poată comunica deschis cu responsabili de Change Management, dacă există dubii.

În ce mod un sistem ERP vine în ajutor?

Un sistem ERP furnizează o bază de date centralizată , nespecifică pe fiecare manager sau departamente. Aceste date sunt accesibile tuturor iar comunicațiile pot fi întotdeauna canalizate spre o unică bază de date. Toate departamentele pot vedea întregul sistem în acțiune și pot înțelege locul lor exact și rolul lor în cadrul sistemului.

Un sistem ERP asigură, de asemenea, partajarea mesajelor coerente între diverse departamente, cum ar fi Vânzări, Customer Service, Producție, Expediții și Contabilitate. Acest lucru asigură simplificarea activităților intersectoriale și buna comunicare între unitățile companiei în timpul inițiativelor de Change Management.

Ce ar trebui să faci?
Include toate departamentele în inițiativele tale de Change Management astfel încât toate să fie actualizate și să primească aceleași informații.

3. Un ERP îți protejează datele în timpul schimbărilor

În timpul oricărei schimbări a proceselor sau transformărilor interne, cel mai mare risc pe care îl asumă o campanie constă în pierderea datelor și în majoritatea cazurilor această pierdere de date se datorează neglijenței umane. Există și posibilitatea ca datele sensibile să fie duplicate sau traduse greșit în timpul tranzițiilor interne.

În ce fel un sistem ERP poate fi de ajutor?

Sistemele ERP garantează că doar personalul autorizat poate modifica sau actualiza datele. Companiile pot defini controale de acces pe baza rolurilor utilizatorilor. Pentru operațiile de editare, doar utilizatorii autorizați pot crea, actualiza și închide activitățile atribuite diverșilor operatori. Software-ul menține, de asemenea, registrele de control detaliate pentru a urmări operatorii care au făcut modificări la datele existente. Acest lucru asigură o vizibilitate completă, astfel încât datele companiei să rămână în siguranță în orice moment.

Ce ar trebui să faci?
Implementează controale de acces pentru a proteja datele sensibile împotriva accesului neautorizat. Examinează cu atenție utilizatorii și restricționează accesul la ERP doar acolo unde este strict necesar. De asemenea, implementează măsuri de securitate cum ar fi autentificarea cu doi factori pentru firewall-ul instrumentului ERP.

Concluzii

Pentru a implementa cu succes a inițiativelor de Change Management este necesară colaborarea tuturor departamentelor companiei: o soluție ERP facilitează colaborarea și face posibilă simplificarea schimbărilor proceselor cu un impact minim asupra productivității.

După cum a fost prezentat în acest articol, acest lucru devine posibil dacă sunt luate unele măsuri concrete, cum ar fi conectarea tuturor surselor de date la sistemul ERP, implicarea întregului personal pentru a garanta o comunicare coerentă și a implementa controlul accesului la date sensibile, pentru a gestiona mai bine modificările. Acești pași vor garanta companiei tale și angajaților tăi o experiență de Change Management, fără surprize neplăcute.

Sursă: www.softwareadvice.com