Document Management pentru digitalizarea afacerii tale

Una dintre cerințele principale pentru a face față transformării digitale în cel mai bun mod posibil este digitizarea tuturor datelor din firmă.
Toate companiile, indiferent de sectorul din care fac parte, dețin o cantitate considerabilă de documente de toate tipurile.
Nu ne putem lipsi de aceste documente, deoarece sunt cele care permit buna functionare si succesul unei companii.
Dar cu cât creăm și ne bazăm mai mult pe documente, cu atât devine mai important să deținem un software adecvat pentru gestionarea lor.
Vorbim despre un sistem care permite crearea, stocarea, gestionarea, protecția și recuperarea documentelor digitale.

Deși majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor stochează toate documentele tale digitale în cloud, acestea sunt mult decât un simplu cloud storage. Un sistem de management al documentelor este un cadru care facilitează fluxul de informații în cadrul companiei.
Un sistem bun de gestionare a documentelor poate ajuta la organizarea tuturor fișierelor și datelor într-un singur loc, la urmărirea, accelerarea și îmbunătățirea fluxului de lucru.
Digitalizarea rapidă la care asistăm în ultimii ani a dus la o creștere exponențială a datelor și a conținutului afacerilor. În fiecare zi, companiile creează și gestionează cantități uriașe de documente comerciale, contracte, propuneri, oferte de vânzare, materiale de marketing, postări pe blog, ghiduri, manuale etc.

Aceste documente sunt adesea stocate pe toate dispozitivele digitale – este posibil să avem fișiere Word, fișiere stocate în aplicații cloud precum Dropbox, Google Drive, OneDrive, fișiere stocate pe desktop, atașamente e-mail și așa mai departe. Organizarea fișierelor digitale a fost întotdeauna un aspect adesea ignorat de companii. Acest lucru se datorează faptului că dezordinea digitală este mult mai greu de perceput decât cea creată de grămezile de hârtii. Din acest motiv multe companii nici măcar nu sunt conștiente că au o problemă, până când vine momentul să caute (și să nu găsească ..) un anumit fișier.
Și astfel se înarmeză cu răbdare și începe să caute în chat, atașamente e-mail, documente conținute pe hard disk și computere.
Navigarea prin sute de foldere, căutarea în căsuța de e-mail dezorganizată și supraaglomerată, căutarea fișierelor personale în cloud etc. toate ajung să fie un fel de misiune imposibilă și, în consecință, o pierdere considerabilă a productivității.

Un sistem de gestionare a documentelor joacă un rol esențial, permițând stocarea și căutarea documentelor într-un singur loc.
Deținerea unei soluții all-in-one, ajută la crearea unui depozit central de conținuturi și la colaborarea întregii echipe la elaborarea conținutului.
Trecerea la un sistem de gestionare al documentelor determină reducerea costurilor suplimentare pentru imprimare, depozitare, întreținere, arhivare etc. și permite o eficiență și o productivitate mai mare a personalului.
Cum să nu menționăm că reducerea deșeurilor de hârtie este o alegere ecologică sustenabilă și corectă din punct de vedere etic, o misiune socială apreciată și împărtășită de clienți și angajați.

Descoperiți caracteristicile software-ului integrat Document Manager al Fluentis ERP.