How-to: ready to GoLive!

GoLive rezultat je tjedana, mjeseci, a ponekad i godina projektnog planiranja, izvršenja, praćenja i kontrola koje uključuju različite dionike, unutarnje i vanjske tvrtke. Predstavlja trenutak u kojem softver postaje spreman za korištenje: korisnici ga konačno mogu početi koristiti, započinju svoje aktivnosti u novom sustavu.

Svaki GoLive projekt razlikuje se od drugog: složenost i strategija mogu varirati ovisno o veličini tvrtke, vrsti sustava koji odaberete za implementaciju i broju korisnika koji će koristiti softver.

Kontrolna lista – bitan korak za uspjeh GoLive projekta

Kako bi se izbjegao neuspjeh projekta i gubitak novaca potrebno je izvrsno upravljati projektom.
Kako se približava datum GoLivea, voditelji projekta bilo bi dobro da slijede kontrolni popis kako bi bili sigurni da ništa nije prepušteno slučaju.

U nastavku nudimo neke ideje za stvaranje popisa.

Provjerite je li strategija podijeljena sa svim sudionicima

Voditelj projekta mora osigurati dijeljenje različitih aktivnosti koje će se odvijati prije i nakon kobnog GoLivea, kako s članovima projektnog tima tako i sa zaposlenicima tvrtke i svim trećim stranama koje će koristiti novi ERP.
Ako postoji dobra komunikacija, zaposlenici će moći organizirati i planirati svoj posao, bilo da se radi o korektivnim radnjama ili o stvarnoj upotrebi softvera.

Provjerite jesu li potrebni podaci migrirani iz prethodnog u novi sustav

Voditelj projekta mora potvrditi da je njegov tim migrirao potrebne podatke prije GoLivea. Strategije migracije mogu biti različite. Vrlo često – na primjer – potrebno je izvršiti daljnje migracije nakon GoLive trenutka; te pojedinosti treba definirati puno prije pokretanja novog sustava.

Potvrdite da su svi bugovi riješeni

Prije GoLivea, uključeni tim mora riješiti razne greške pronađene tijekom zadnjih faza testiranja prije implementacije. Vrlo je vjerojatno da neće svi bugovi biti riješeni prije GoLivea, ali bitno je da se svaki od njih analizira i riješi prema kriteriju kritičnosti.

Uspostavite program obuke

Čak i ako je određena razina obuke ponuđena prije GoLivea, važno je provjeriti je li definiran precizan plan obuke, jesu li definirani resursi koji će voditi obuku i koji će slijediti obuku.

Provjerite je li konfigurirano radno okruženje

Kao što se događa u mnogim slučajevima, implementacija ERP-a provodi se u prvoj fazi u testnom demo okruženju, a zatim se replicira u potpunom operativnom okruženju. Tim će stoga morati provjeriti jesu li sva područja primjene, moduli i prilagođena izvješća konfigurirana, kao i parametrizacija baze podataka i veza sa svim potrebnim sučeljima.
U ovoj fazi bitno je provesti druge testove kako bi se izbjegla pojava problema u radnom okruženju tijekom i nakon GoLivea.

Dovršite niz testova koji osiguravaju rad novog ERP-a

Posao voditelja projekta je da od svog tima zatraži da provede niz osnovnih testova kako bi potvrdio da softver za upravljanje radi prema očekivanjima. Postupci testiranja koji se trebaju izvršiti mogu se odnositi na – na primjer – pokretanje nekih upita, stvaranje unosa za provjeru rada popisa za odabir ili zahtjev nekim krajnjim korisnicima da se prijave kako bi potvrdili da prijava funkcionira.
Ovo su osnovni testovi koji potvrđuju postoje li temelji za početak rada, mnogo dublji testovi očito moraju biti provedeni prethodno.

Ograničite pristup starom ERP-u

Na kraju, projektni tim treba osigurati da od određenog datuma više ne postoji mogućnost da krajnji korisnici dodaju nove podatke u stari ERP sustav. Promjene nisu lako probavljive za sve, pa je bolje ukloniti iskušenje ograničavanjem mogućnosti pristupa starom sustavu s dozvolama samo za čitanje.