Poslovni softver: što je i čemu služi?
12 srpnja 2024
U sve digitaliziranijem svijetu, tvrtke se neprestano razvijaju: promjene su svakodnevica i tiču se procesa, tehnologija i poslovnih strategija. Naslijeđeni procesi postupno se eliminiraju kako bi se osiguralo optimalno korištenje dostupnih resursa i infrastrukture. Međutim, takve inicijative često uključuju velike promjene internih procesa kojima može biti teško upravljati.
Upravljanje promjenama uključuje sve mjere koje tvrtka poduzima kako bi se pripremila i podržala poslovnu promjenu. To uključuje različite metodologije koje se koriste za optimizaciju resursa, dodijeljenog proračuna i operacija postojećih projekata. Ali upravljanje promjenama ne odnosi se samo na projekte i procese; također uključuje ljudske resurse i kako promjene utječu na njihove uloge. Potrebno je pripremiti, podržati i opremiti svoje osoblje za usvajanje predloženih promjena, inače bi moglo doći do neočekivanih reakcija.
Za tvrtke koje koriste ERP sustav, inicijative za upravljanje promjenama sigurno će biti puno fluidnije. To je zato što im ERP omogućuje agilno dijeljenje podataka, temeljni preduvjet za upravljanje promjenama. Tijekom bilo koje interne promjene ili transformacije, tvrtke s jakim ERP-om također su bolje pripremljene za suočavanje s izazovima povezanim s pristupom podacima i rizikom njihovog gubitka.
U ovom ćemo članku opisati 3 načina na koje ERP sustav može podržati operacije upravljanja promjenama.
Svaki put kada se predstavi poslovni slučaj za inicijativu upravljanja promjenama, on je podržan skupom podataka. Tvrtke koje se dobro pripreme prikupljanjem, pohranjivanjem i pružanjem točnih podataka svim uključenim stranama najbolji su kandidati za uspješno provođenje inicijative promjene.
Na koji način ERP rješenje može pomoći?
Svi ERP sustavi imaju jedinstvenu zajedničku bazu podataka koja podržava više funkcija. Umjesto da imaju zasebne baze podataka za različite odjele, tvrtke imaju pristup jednom izvoru podataka, što dovodi do veće vidljivosti i pojednostavljenja među odjelima. Ovo također olakšava ono što moraju poduzeti oni koji su odgovorni za operacije upravljanja promjenama.
ERP nadzorne ploče nude vizualne opise ključnih poslovnih metrika upotrebom šarenih grafikona i trakastih grafikona. Za upravljanje promjenama bitno je da svi operateri imaju pristup metričkim podacima za uspješno praćenje i mjerenje tekućih promjena. Mogućnost izvlačenja podataka u stvarnom vremenu povećava razinu svijesti o nadziranoj situaciji, a to osigurava da i vodstvo i operativni resursi imaju pristup točnim i ažuriranim informacijama u svakom trenutku.
Što biste trebali učiniti?
Za uspješno upravljanje promjenama provjerite jeste li identificirali i povezali sve svoje izvore podataka, kao što su financije, prodaja, ljudski resursi i upravljanje zalihama, sa svojim ERP sustavom.
Komunikacija je još jedan ključni aspekt upravljanja promjenama. Jasno komuniciranje namjere i implikacija promjene ključno je za uspjeh inicijative. Bez potpunog razumijevanja budućih promjena procesa, prirodno je da se zaposlenici osjećaju zbunjeno oko toga kako će promjena utjecati na njihove postojeće uloge i odgovornosti. Resursi bi također trebali biti u mogućnosti otvoreno komunicirati s voditeljima upravljanja promjenama ako imaju bilo kakvih nedoumica.
ERP sustav nudi centraliziranu bazu podataka koja nije specifična za pojedinačne upravitelje ili odjele. Ovi podaci su dostupni svima i komunikacija se uvijek može pratiti unatrag do jedne baze podataka. Svi odjeli mogu vidjeti cijeli sustav na djelu i razumjeti svoje točno mjesto i ulogu unutar sustava.
ERP sustav također osigurava dijeljenje dosljednih poruka između različitih odjela, poput prodaje, korisničke službe, proizvodnje, otpreme i računovodstva. To osigurava da su međusektorske aktivnosti usmjerene i da sve poslovne jedinice dobro komuniciraju tijekom inicijativa za upravljanje promjenama.
Što biste trebali učiniti?
Uključite sve odjele u svoje inicijative za upravljanje promjenama kako bi svi bili ažurirani i primali iste informacije.
Tijekom bilo koje promjene procesa ili interne transformacije, najveći rizik s kojim se tvrtka suočava je gubitak podataka a u većini slučajeva taj gubitak podataka nastaje zbog ljudskog nemara. Također postoji mogućnost dupliciranja ili pogrešnog prijevoda osjetljivih podataka tijekom internih prijelaza.
ERP sustavi osiguravaju da samo ovlašteno osoblje može mijenjati ili ažurirati podatke. Tvrtke mogu definirati kontrole pristupa na temelju korisničkih uloga. Za procese uređivanja samo ovlašteni korisnici mogu stvarati, ažurirati i zatvarati zadatke dodijeljene različitim operaterima. Softver također održava detaljne revizijske zapisnike kako bi pratio tko je napravio izmjene na postojećim podacima. To osigurava potpunu vidljivost tako da podaci tvrtke uvijek ostaju zaštićeni.
Što biste trebali učiniti?
Implementirajte kontrole pristupa kako biste zaštitili osjetljive podatke od neovlaštenog pristupa. Pažljivo pregledajte korisnike i ograničite pristup ERP-u na strogo nužnoj osnovi. Osim toga, implementirajte sigurnosne mjere poput dvofaktorske autentifikacije za vatrozid vašeg ERP alata.
Za uspješnu implementaciju inicijativa za upravljanje promjenama potrebna je suradnja svih odjela tvrtke: ERP rješenje olakšava ovu suradnju i omogućuje pojednostavljivanje promjena procesa s minimalnim utjecajem na produktivnost.
Kao što je objašnjeno u ovom članku, to postaje moguće ako poduzmete neke konkretne mjere, kao što je povezivanje svih izvora podataka s ERP sustavom, uključivanje cijelog osoblja kako bi se osigurala dosljedna komunikacija i implementacija kontrole pristupa osjetljivim podacima, radi boljeg upravljanja procesima izmjene. Ovi koraci će vašoj tvrtki i vašim zaposlenicima jamčiti iskustvo upravljanja promjenama bez neugodnih iznenađenja.
Izvor: www.softwareadvice.com
Saznajte što Fluentis ERP može učiniti
za vaše poslovanje
Besplatno probno razdoblje | Bez automatske obnove | Trenutni pristup
Kontaktirajte nas za više informacija
