Upravljanje dokumentima i digitalizacija podataka

Digitalizacija podataka postala je neophodna za gotovo sve tvrtke. Svaka vrsta djelatnosti mora upravljati brojnim dokumentima koji su obavezni i koji omogućuju funckioniranje samog poslovanja.  
Stoga, bitno je imati adekvatne sustave kako bi se moglo time upravljati.
DMS ili sustav za upravljanje dokumentima, vrlo je koristan pošto omogućava stvaranje, arhiviranje, upravljanje, zaštitu i oporavak digitalnih dokumenata. Na taj način olakšava protok informacija i povezanost unutar tvrtke. Osim toga, adekvatan sustav za upravljanje dokumentima može vam pomoći organizirati sve datoteke i podatke na jednom mjestu, ubrzati poslovanje i poboljšati  tijek rada.
Brza digitalizacija kojoj smo svjedočili posljednjih godina dovela je do eksponencijalnog rasta podataka i sadržaja tvrtke. Svakodnevno tvrtke stvaraju i upravljaju ogromnim količinama komercijalnih dokumenata, ugovora, ponuda, marketinškog materijala, blogova, smjernica, priručnika za obuku itd. Ti su dokumenti često razbacani po svim digitalnim uređajima – možemo imati Word datoteke, datoteke pohranjene u aplikacijama u oblaku kao što su Dropbox, Google Drive, OneDrive, datoteke pohranjene na radnoj površini, privitke e-pošte i tako dalje. Organizacija digitalnih datoteka oduvijek je bila često zanemaren aspekt tvrtle. To je zato što je digitalni nered puno teže uočiti od onog koji stvaraju hrpe papira. Iz tog razloga mnoge tvrtke nisu ni svjesne da imaju problem, sve dok ne dođe vrijeme da traže (a ne pronađu…) određenu datoteku.

I tako se naoružate strpljenjem i počnete tražiti među porukama, privitcima e-pošte, dokumentima koji se nalaze na tvrdim diskovima i računalima.
Pregledavanje stotina mapa, pretraživanje neorganizirane i pretrpane pristigle pošte, pretraživanje osobnih datoteka u oblaku itd. što rezultira značajnim gubitkom produktivnosti.

DMS igra bitnu ulogu, omogućujući vam da arhivirate i pretražujete svoje dokumente na jednom mjestu. Može pomoći u smanjenju otpada i troškova prouzrokovanim ispisima.
Također omogućuje veću učinkovitost kao i veću produktivnost djelatnika.