Sistemi ERP: come scegliere quello giusto

Una caratteristica fondamentale da ricercare in un sistema ERP è la flessibilità di configurazione: non esiste una soluzione pronta che va bene per tutti, il software ERP dovrebbe essere in grado di adattarsi come un abito su misura sulle peculiarità di ogni singola azienda.
In passato era consuetudine implementare architetture IT molto complesse e onerose dal punto di vista economico, a cui l’azienda doveva adeguarsi.
Attuare modifiche a tale sistema era difficile e conseguentemente costoso. Ecco perché in passato i sistemi ERP erano accessibili perlopiù solo alle grandi imprese.
Ma fortunatamente il progresso tecnologico portato dalla Digital Transformation ha ribaltato le carte in tavola: non è più l’azienda a doversi adattare alla soluzione, ma il contrario.
La flessibilità oggi è considerata un requisito primario dei sistemi ERP, intesa come capacità di adattarsi a qualsiasi tipologia di impresa e obiettivo di business presente e futuro.

La modularità è un aspetto che fa capo alla flessibilità e si riferisce alla struttura dell’ERP.
Fortunatamente la maggior parte delle soluzioni attuali ha una struttura modulare, per adattarsi più facilmente ai bisogni di ogni singola azienda.
In genere un ERP copre le seguenti macro aree: amministrazione, vendite, logistica e magazzino, produzione, management.
Ma con le tecnologie disponibili al giorno d’oggi è possibile coprire praticamente qualsiasi esigenza funzionale, come anche approfondire il livello di dettaglio per specifiche aree d’impresa.

Un’altra caratteristica importante dei sistemi ERP è la capacità di integrazione. La modularità della soluzione deve essere completamente integrata, per favorire il workflow tra le varie business unit e per fornire in ogni momento un quadro aggiornato dell’andamento del business.

È importante che l’ ERP sia integrato anche con altri software e applicativi già presenti in azienda, dai più comuni a quelli più sofisticati, come gli strumenti di Business Intelligence, i software WMS o DMS, per fare un esempio.
Certamente la presenza di applicativi dipartimentali nativamente integrati a un ERP è un fattore molto apprezzabile: poter contare su un modulo CRM integrato, ad esempio, sulla gestione Documentale, sui Workflow, o SCM (Supply Chain Management) integrati è un “benefit” da non sottovalutare affatto.

Si tratta di un fattore determinante da considerare nella scelta di un software ERP: la tecnologia sta facendo passi da gigante ed è importante affidarsi a un software evoluto e costantemente aggiornato per restare al passo con i tempi.

Questo diventa ancora più importante se si considera che un sistema ERP è un investimento a lungo termine: è necessario valutare bene l’aggiornamento tecnologico del prodotto e la sua potenzialità evolutiva.

L’impegno che l’azienda produttrice dimostra in Ricerca e Sviluppo è un indice positivo da considerare: molto spesso internazionalità e notorierà del marchio non sono garanzia di innovazione.

Un importante vantaggio che i sistemi ERP di seconda generazione offrono in ambito tecnologico è la disponibilità della soluzione in modalità Cloud o SaaS (Software as a Service), ossia la possibilità di utilizzare il prodotto in “abbonamento”, senza dover sostenere i costi di un’infrastruttura IT interna all’azienda.

Le soluzioni basate su Cloud non solo offrono un vantaggio economico, ma rendono anche questi sistemi più facili da implementare e gestire. Forse ancora più importante, i sistemi ERP in Cloud consentono report in tempo reale e BI, rendendoli una risorsa preziosa anche per i dirigenti che sono interessati alla visibilità del business.

Un software ERP dovrebbe essere user friendly e di facile apprendimento.

Una buona user experience vincerà la naturale resistenza degli utenti a una nuova soluzione e ne agevolerà l’adozione celere da parte di tutti i dipendenti, senza rallentare quindi i flussi di lavoro.