How-to: ready to GoLive!

Il GoLive è il coronamento di settimane, mesi e talvolta anni di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controlli del progetto che coinvolgono diversi stakeholder, sia interni che esterni all’azienda. Rappresenta il momento in cui il software diventa pronto all’uso: gli utenti possono finalmente iniziare ad utilizzarlo, avviando le proprie attività nel nuovo sistema.

Ogni progetto di GoLive è diverso dall’altro: la complessità e la strategia possono variare in base alle dimensioni aziendali, al tipo di sistema che si sceglie di implementare e al numero di utenti che utilizzeranno il software.

La checklist come soluzione ad un GoLive imminente

Onde evitare il fallimento del progetto – e gli ingenti sprechi di denaro che ne conseguono – è necessaria un’eccellente gestione del progetto.
Con l’avvicinarsi della data di GoLive, i project leader farebbero bene a seguire una checklist, in modo da assicurarsi che nulla venga lasciato al caso.

Proponiamo di seguito qualche spunto per la tipica checklist.

Assicurarsi che la strategia di GoLive sia stata condivisa con tutte le persone coinvolte

Il Project Manager deve garantire la condivisione delle varie attività che si svolgeranno prima e dopo il fatidico GoLive, sia con i membri del team di progetto sia con i dipendenti dell’azienda e tutte le persone terze che utilizzeranno il nuovo ERP.
Se c’è una buona comunicazione, le persone saranno in grado di organizzare e pianificare il proprio lavoro, siano esse coinvolte nelle correzioni dell’ultimo minuto sia nell’effettivo utilizzo del software.

Verificare che i dati necessari siano stati migrati dal precedente al nuovo sistema gestionale

Il PM deve confermare che il suo team abbia eseguito la migrazione dei dati necessari prima del GoLive.
Le strategie di migrazione possono essere diverse. Molto spesso – ad esempio – è necessario effettuare ulteriori migrazioni dopo il momento di GoLive; questi dettagli dovrebbero essere definiti con largo anticipo rispetto alla data di avvio del nuovo sistema.

Confermare che tutti i bug siano risolti

Prima del GoLive, la squadra coinvolta deve risolvere i diversi bug riscontrati durante le ultime fasi di testing prima dell’implementazione.
È molto probabile che non tutti i bug vengano risolti prima del GoLive, ma è fondamentale che ciascuno di essi venga analizzato e risolto secondo un criterio di criticità.

Mettere in atto un programma di training

Anche se è probabile che un certo livello di training sia stato offerto prima del GoLive, è importante verificare che sia stato definito un piano di formazione preciso, che siano state individuate le figure che si dovranno occupare di impartire tale formazione e gli operatori che dovranno riceverla.

Controllare che l’ambiente operativo sia stato configurato

Come succede in molti casi, l’implementazione dell’ERP viene effettuata in una prima fase in un ambiente demo di prova e poi viene replicata in un ambiente operativo a tutti gli effetti.
Il team dovrà dunque verificare che eventuali aree applicative, moduli e report personalizzati siano stati configurati, così come la parametrizzazione del database e la connessione ad eventuali interfacce necessarie.
In questa fase, è fondamentale realizzare altri test così da evitare l’insorgere di problematiche in un ambiente operativo durante e dopo il GoLive.

Completare una serie di test che assicurino l’operatività del nuovo ERP

È compito del Project Manager richiedere alla sua squadra di effettuare una serie di test base per verificare che il software gestionale funzioni come previsto.
Le procedure di testing da eseguire potrebbero riguardare – ad esempio – il lancio di alcune query, la creazione di una voce per verificare che le picklist funzionano, oppure la richiesta ad alcuni end-user di effettuare l’accesso così da confermare che la procedura di login funzioni.
Si tratta di test elementari per verificare che ci siano le basi per poter iniziare a lavorare, test molto più approfonditi dovranno essere chiaramente stati svolti in precedenza.

Limitare l’accesso al vecchio ERP

Infine, il team di progetto dovrebbe assicurarsi che, a partire da una certa data in avanti, non ci sia più la possibilità da parte degli end-user di aggiungere nuovi dati nel vecchio sistema ERP.
I cambiamenti non sono ben digeribili per tutti, per cui meglio togliere la tentazione, limitando la possibilità di accesso al vecchio sistema con dei permessi di read-only.