La Gestione Documentale per digitalizzare il tuo business

Uno dei requisiti principali per affrontare al meglio la trasformazione digitale è per l’appunto la digitalizzazione di tutti i dati presenti in azienda.
Tutte le aziende, non importa il settore di appartenenza, sono accomunate da una mole considerevole di documenti di tutti i tipi.
Non possiamo fare a meno di tali documenti, sono proprio questi che permettono il buon funzionamento e il successo di un’azienda.
Ma più creiamo e facciamo affidamento sui documenti, più diventa fondamentale disporre di sistemi adeguati per gestire i documenti all’interno dell’azienda. È qui che diventa importante avere un buon software di gestione documentale.
Stiamo parlando di un sistema che consente la creazione, l’archiviazione, la gestione, la protezione e il recupero di documenti digitali.

Sebbene la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti memorizzi tutti i tuoi documenti digitali nel cloud, sono molto più di un semplice cloud storage. Un sistema di gestione documentale è un framework che facilita il flusso di informazioni all’interno dell’azienda.
Un buon sistema di gestione dei documenti può aiutare a organizzare tutti i file e i dati in un unico posto, a tenerne traccia, ad accelerare e migliorare il flusso di lavoro.
La rapida digitalizzazione a cui stiamo assistendo negli ultimi anni ha portato a una crescita esponenziale dei dati e dei contenuti aziendali. Ogni giorno le aziende creano e gestiscono enormi quantità di documenti commerciali, contratti, proposte, offerte di vendita, materiale di marketing, post di blog, linee guida, manuali di formazione, ecc.

Questi documenti sono spesso sparsi ovunque nei dispositivi digitali: potremmo avere file Word, file archiviati in app cloud come Dropbox, Google Drive, OneDrive, file archiviati sul desktop, allegati e-mail e così via. L’organizzazione dei file digitali è sempre stata un aspetto spesso trascurato delle aziende. Questo succede perché il disordine digitale è molto più difficile da percepire rispetto a quello creato da montagne di fogli disordinati. Per questo motivo molte aziende non sono neanche consce di avere un problema, fino a quando arriva il momento di cercare (e non trovare..) un determinato file.
E così ci si arma di pazienza e inizia la ricerca tra i messaggi delle chat, gli allegati delle email, i documenti contenuti in dischi fissi e computer.
Navigare attraverso centinaia di cartelle, cercare nella casella di posta disorganizzata e over affollata, cercare tra i file cloud personali, ecc., Tutto finisce in una sorta di mission impossible e una conseguente perdita considerevole della produttività aziendale.

Un sistema di gestione documentale svolge un ruolo essenziale, consentendo di archiviare e cercare i tuoi documenti in una posizione unica.
Avere una soluzione all-in-one ti aiuta a creare un repository centrale di contenuti esistenti e collaborare a nuovi contenuti con il tuo team.
Passare a un sistema di gestione dei documenti può aiutare a ridurre gli sprechi di carta e risparmiare costi aggiuntivi per la stampa, la conservazione, la manutenzione, l’archiviazione, ecc.
Permette inoltre una maggiore efficienza, nonché una maggiore produttività del personale.
Come poi non menzionare che ridurre lo spreco di carta è una scelta green sostenibile ed eticamente corretta, una mission sociale apprezzata e condivisa da clienti e dipendenti.

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