3 modi in cui un ERP può semplificare il Change Management

In un mondo sempre più digitalizzato, le aziende sono in continua evoluzione: i cambiamenti sono all’ordine del giorno e riguardano processi, tecnologie e strategie aziendali.
I processi legacy vengono gradualmente eliminati per garantire un utilizzo ottimale delle risorse e delle infrastrutture disponibili. Tuttavia, tali iniziative spesso comportano pesanti cambiamenti nei processi interni che possono risultare difficili da gestire.

Il Change Management comprende tutte le misure adottate da un’azienda per prepararsi e supportare un cambiamento aziendale. Queste includono le varie metodologie utilizzate per ottimizzare le risorse, il budget assegnato e le operazioni dei progetti esistenti. Ma il Change Management non riguarda solo progetti e processi; include anche le risorse umane e il modo in cui i loro ruoli vengono intaccati dai cambiamenti.
E’ necessario preparare, supportare ed equipaggiare il proprio staff per adottare le modifiche proposte, altrimenti potrebbero verificarsi contraccolpi inaspettati.

Per le aziende che utilizzano un sistema ERP, le iniziative di Change Management risulteranno sicuramente molto più fluide. Questo perché l’ ERP permette loro una condivisione agile dei dati, prerequisito fondamentale per il Change Management. Durante qualsiasi cambiamento o trasformazione interna, le aziende dotate di un ERP valido inoltre sono meglio preparate ad affrontare le sfide relative all’accesso ai dati e al rischio di perderli.

In questo articolo, descriveremo 3 modi in cui un sistema ERP può supportare le operazioni di Change Management.

1. Un ERP fornisce accesso a dati aggiornati da un’unica fonte

Ogni volta che un business case viene presentato per un’iniziativa di Change Management, è supportato da un insieme di dati. Le aziende che si preparano bene raccogliendo, archiviando e fornendo dati precisi a tutte le parti coinvolte sono le migliori candidate a eseguire con successo un’iniziativa di Change.

In che modo un sistema ERP viene in aiuto?

Tutti i sistemi ERP hanno un unico database condiviso che supporta più funzioni. Anziché disporre di database separati per dipartimenti diversi, le aziende hanno accesso a un’unica fonte di dati, il che porta a una maggiore visibilità e semplificazione tra i vari dipartimenti. Ciò agevola inoltre che i responsabili delle operazioni di Change Management devono prendere.

Le dashboard di un ERP offrono descrizioni visive delle principali metriche di business utilizzando grafici e diagrammi a barre colorati. Per il Change Management, è fondamentale che tutti gli operatori abbiano accesso alle metriche dei dati per monitorare e misurare con successo i cambiamenti in atto.

La possibilità di estrarre dati in real time aumenta il livello di consapevolezza riguardo alla situazione monitorata, e questo fa si che sia la leadership che le risorse operative abbiano accesso a informazioni accurate e aggiornate in ogni momento.

Cosa dovresti fare?
Per un corretto Change Management, assicurati di aver identificato e collegato tutte le tue fonti di dati, come Finanza, Vendite, Risorse umane e Gestione dell’inventario, al tuo sistema ERP.

2. Un ERP collega tutti i dipartimenti per una migliore comunicazione

La comunicazione è un altro aspetto chiave del Change Management. Comunicare chiaramente l’intento e le implicazioni di un cambiamento è fondamentale per il successo di un’iniziativa. Senza una completa comprensione dei futuri cambiamenti di processo, è naturale che i dipendenti si sentano confusi su come il cambiamento avrà un impatto sui loro ruoli e responsabilità esistenti. Le risorse dovrebbero inoltre essere in grado di comunicare apertamente con i responsabili di Change Management in caso di dubbi.

In che modo un sistema ERP viene in aiuto?

Un sistema ERP offre un database centralizzato non specifico per singoli dirigenti o dipartimenti. Questi dati sono accessibili a tutti e le comunicazioni possono sempre essere ricondotte a un unico database. Tutti i dipartimenti possono vedere l’intero sistema in azione e capire il loro esatto posto e ruolo all’interno del sistema.

Un sistema ERP garantisce inoltre la condivisione di messaggi coerenti tra i vari reparti, quali Vendite, Assistenza Clienti, Produzione, Spedizioni e Contabilità. Ciò garantisce che le attività intersettoriali siano semplificate e che tutte le unità aziendali comunichino bene durante le iniziative di Change Management.

Cosa dovresti fare?
Includi tutti i dipartimenti nelle tue iniziative di Change Management in modo che tutti siano aggiornati e ricevano le stesse informazioni.

3. Un ERP protegge i tuoi dati durante i cambiamenti

Durante qualsiasi modifica dei processi o trasformazione interna, il rischio maggiore che un’azienda corre sta nella perdita di dati e nella maggior parte dei casi questa perdita di dati è dovuta alla negligenza umana. Esiste anche la possibilità che i dati sensibili vengano duplicati o tradotti male durante le transizioni interne.

In che modo un sistema ERP può essere d’aiuto?

I sistemi ERP garantiscono che solo il personale autorizzato possa modificare o aggiornare i dati. Le aziende possono definire i controlli di accesso in base ai ruoli degli utenti. Per i processi di modifica, solo gli utenti autorizzati possono creare, aggiornare e chiudere le attività assegnate ai vari operatori. Il software mantiene inoltre registri di controllo dettagliati per tenere traccia di chi ha apportato le modifiche ai dati esistenti. Ciò garantisce una visibilità completa in modo che i dati aziendali rimangano sempre protetti.

Cosa dovresti fare?
Implementa i controlli d’accesso per proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati. Esamina attentamente gli utenti e limita l’accesso ERP su una base strettamente necessaria. Inoltre, implementa misure di sicurezza come l’autenticazione a due fattori per il firewall dello strumento ERP.

Conclusioni

Per implementare con successo delle iniziative di Change Management è necessaria la collaborazione da parte di tutti i Dipartimenti aziendali: una soluzione ERP agevola tale collaborazione e rende possibile semplificare le modifiche ai processi con un impatto minimo sulla produttività.

Come discusso in questo articolo, ciò diventa possibile se si prendono alcune misure concrete, come collegare tutte le fonti di dati al sistema ERP, coinvolgere tutto il personale per garantire una comunicazione coerente e implementare il controllo d’accesso ai dati sensibili, per gestire meglio i processi di modifica. Questi passaggi garantiranno alla tua azienda e ai tuoi dipendenti un’esperienza di Change Management senza brutte sorprese.

Fonte: www.softwareadvice.com